文 / 梁任瑋

對於極度講究資安的金融業，讓員工在家上班，絕對不是搞定視訊會議而已。軟硬體的技術問題外，管理也得「軟硬兼施」，才能確保每個螺絲如常鎖緊。

3 月 5 日，滙豐（台灣）商業銀行（以下簡稱滙豐台灣）舉行一年一度的員工大會（Townhall Meeting），全行員工同時聽取滙豐台灣區總經理陳志堅報告，「過程順利，和往年唯一的差別是，過去是在國際會議中心舉辦，這一次，是在線上召開。」滙豐台灣人力資源處負責人陳慧珠說。

線上召開，代表的是一場人數多達 1 千 2 百人的視訊會議。然而，對滙豐台灣來說，「千人以上同時視訊」只是隔離作業眾多挑戰的其中一項。

面對新冠肺炎疫情，滙豐台灣早自今年 1 月中就已啟動所謂的 BCP 計畫，這 3 個英文字母代表「營運持續計畫（Business continuity plan）」；也就是說，在台灣出現第 1 個確診案例之前，該行就已著手研擬隔離作業下，維持營運的各種必要配套。農曆春節一結束，滙豐台灣立刻展開「異地辦公」為主、「在家工作」為輔的模式，是國內金融業中，少數超前部署的公司之一。

防資安漏洞 在家聯絡客戶完整記錄

作為受到高度監管、且必須與客戶隨時保持緊密聯繫的金融業，滙豐台灣的隔離作業遇到兩個最嚴苛的「安全」相關挑戰。一是必須確保資訊安全，同時確保異地辦公行員與客戶的所有日常溝通能被完整記錄，以避免日後衍生爭議；另外，則是要讓異地辦公的員工，仍能謹遵金融業嚴格的法規要求。要做到這兩點，滙豐台灣不只是在硬體、系統上的準備必須採取高規格，就連在「人員管理」上也得多費心思。

先就資安層面來說，滙豐台灣環球資本市場處負責人何汝平以交易室的運作舉例，金管會規定，部分與交易相關的業務，若須異地辦公都要經過金管會核准，而該行早在 1 月間，就密切與主管機關討論相關運作的可行性與各種條件，提早向金管會申請並獲核准。

其中關鍵，是確保「交易員用電腦撥出的每一通電話，都能經過公司電腦被完整記錄」；換句話說，客戶接到電話，均必須是「能被錄音」，「這不僅是保護客戶，也是保護同仁。」何汝平說。

此外，從協調異地備援的地點，到申請所有筆電與遠距連線認證，到測試 VPN、Jabber 與眾多作業系統，都要在短時間內調整到萬無一失的規格。

當然，以上作法終究是「防君子不防小人」，滙豐台灣因此針對「管理」部分特別著力。例如在辦公室時，主管多半叮嚀「今日待辦事項」，但當工作地點四散各地，主管每日交代的，除了「要做的事」，更要經常提醒「不能做的事」。簡單地說，就是利用「Do"s & Don"ts」清單，加強居家、異地辦公的人員管理掌握度。

防員工焦慮 辦心靈講座、 運動比賽

另一方面，企業實施遠距工作，員工也可能因失去與同事的日常連結而感到孤單，進而影響工作熱情，甚至開始喪失對公司的向心力。在這方面，滙豐台灣也有未雨綢繆的準備。

來源：《今周刊》 第 1218 期
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